By&Boligs e-mail politik (udkast)

For at sikre at vores kunder oplever en god service i samarbejdet med os og for at sikre at arbejdspresset fra vores e-mails ikke er unødvendigt stort, har vi lavet følgende politik for behandling af e-mails i vores virksomhed.

Opsætning af Outlook på din computer:

• Pop-up funktion med løbende notifikationer, når der kommer en ny mail, skal slås fra (Outlook menu: Filer / indstillinger / mail – flueben ved ’Vis en skrivebordsbesked’ fjernes).
• Anvend autosvar når du skal besvare standardmails (mails som vi modtager mange af):

’Tak for din mail. Vil I venligst slette os fra jeres mailliste, da såvel By&Bolig som vores kunder har reklamebeskyttelse.’

’Tak for din mail. Desværre kan vi ikke hjælpe dig med en ny bolig, da vi ikke har kunder i administration med åbne ventelister.’

Andre autosignaturer kan også være aktuelle – tal med din leder, inden du aktiverer dem, så vi sikre at indholdet lever op til vores værdier og så andre kollegaer måske også kan anvende dem.

• Lav en arkiveringsstruktur, hvor der er en mappe til hver af dine kunder (undermapper til større sager kan være en god ide) og andre relevante undermapper. Når en mail er besvaret / behandlet, så arkiver mailen i den pågældende mappe.
• Mails som ikke er vigtige – eksempelvis nyhedsmails fra EjendomDanmark eller andre – sendes automatisk videre til den mappe i din arkivstruktur, hvor de skal arkiveres (højreklik på den pågældende mail. Vælg ’Regler’ / ’Opret regel’. Sæt flueben i øverste boks, hvor afsender vises og i nederste boks ’Flyt mail til mappe’. Klik på ’Vælg mappe’ og vælg her den mappe, hvor du gerne vil have at disse mails lander). Når du har tid kan du så gå ned i den pågældende mappe og læse de mails, som du er interesseret i.

Guide til adfærd, når du anvender Outlook:

• Undgå at en mailkorrespondance udvikler sig til en længere chat. Svar eventuelt på mails fra samme person næste dag.
• Gennemgå din indbakke en eller to gange dagligt … ikke løbende hele dagen.
• Hvis du modtager mails med regninger, så skriv til afsender at de fremover skal sendes til Flatcom (oplys den pågældende flatcom-adresse). På den måde sikrer vi at regninger bliver sendt til den rigtige mailadresse med det samme og du og dine kollegaer sparer tid. Regninger videresendes ikke til andre kollegaer – så skal de jo også bruge tid på den.
• Mails vedr. ledige lejeboliger (KLF) skal sendes til mailadressen lediglejlighed@sjeldani.dk.
• Bed dine kunder (bestyrelser) om ikke at sætte dig på ’Til/cc’ i deres interne mailkorrespondance.
• Mails fra samarbejdspartnere skal generelt sendes til post@byogbolig.com … ikke til en bestemt kollega.
• Undgå at printe mails. Det tager blot ekstra tid at skulle holde styr på både mails i indbakken og printede mails.
• Brug cc-funktionen med omtanke. Kun hvis det vil være interessant for din kollega at læse mailen skal du sætte kollegaen på cc. Brug evt. bcc, hvis en kollega skal orienteres om sagen.
• Når du læser en mail, så besvar den med det samme. Særligt hvis det er sager, som er lette at løse, så gør det med det samme, så du ikke skal bruge tid på at læse mailen flere gang.
• Accepter eller afvis invitationer med det samme, så fylder de ikke i din indbakke og afsenderen skal ikke bruge tid på at rykke dig for et svar.
• Begræns mails med indholdet ’Tak, det var pænt af dig …’, så de kun bruges, når der er særlig anledning til det. På samme måde behøver du ikke sende en mail om at en opgave er løst til dine kollegaer … det regner de jo med, at den er. Skriv kun, hvis opgaven giver problemer eller hvis du har brug for hjælp.
• Hvis du kommer til at lave en fejl, så orienter de berørte beboere /kunder pr. mail med det samme, så vi undgår at alle beboerne ringer ind og stiller de samme spørgsmål til dine kollegaer.
• Nye bestyrelsesmedlemmer skal have en mail med en introduktion til Flatcom og andet, så vi sparer tid på at forklare det efterfølgende (er under udarbejdelse).
• Formuler dig i korthed og præcist, så modtageren af dine mails hurtigt kan læse sig frem til det reelle indhold i din mail. Mailens budskab skal genre fremgå af første linje.
• Når du passer en kollegas mail ved ferie eller sygdom, så anvende de farvekoder, som fremgår af medarbejderhåndbogen.
• Undlad at opfordre kunder og andre til at sende mails til dig.

Har du ideer til, hvordan vi kan minimere tidsforbruget på e-mails, så giv gerne besked, så kollegaer kan lære af dine erfaringer. Mere generelle ideer tager vi gerne op, så vi kan ændre denne politik.